Die wichtigsten HR-Trends und Herausforderungen im öffentlichen Sektor

1. Technologische Fortschritte

HR-Manager im öffentlichen Sektor nutzen bereits heute Cloud-Anwendungen, um schneller zu rekrutieren und neue Mitarbeiter einzuarbeiten, Gesundheitskosten transparenter zu steuern, steuerfinanzierte Budgets gezielter einzusetzen und viele weitere Prozesse zu optimieren. Mit den integrierten Machine-Learning- und generativen KI-Funktionen moderner cloudbasierter HCM-Lösungen werden diese Vorteile weiter ausgebaut. Diese Technologien unterstützen HR-Teams dabei, Kompetenzlücken zu erkennen und geeignete Talente zu identifizieren, Stellenbeschreibungen und Klassifizierungen zu formulieren, Leistungsbeurteilungen zu entwerfen, personalisierte Entwicklungspläne zu erstellen und Beschäftigten automatisierte Antworten zu Fragen rund um Leistungen, Gehalt und mehr bereitzustellen. KI-Algorithmen erledigen viele dieser Aufgaben schneller und effizienter als ältere On-Premises- oder herkömmliche Cloud-Systeme.

Die meisten HR-Abteilungen in Bundesstaaten und Kommunen stehen noch ganz am Anfang, wenn es um den Einsatz von KI geht. Laut einer Studie von NEOGOV aus dem Jahr 2024 nutzen 76 % der Behörden KI bislang nicht zur Verbesserung des Recruitings, und 78 % verfügen noch über keine dokumentierten KI-Richtlinien oder Prozesse. Mit zunehmender Nutzung wird es jedoch für HR-Organisationen entscheidend sein, die Privatsphäre und Sicherheit personenbezogener Daten ihrer Beschäftigten zu schützen – genauso, wie Regierungen die Daten ihrer Bürger schützen.

2. Recruiting und Mitarbeiterbindung

Zwischen Februar 2020 und Januar 2023 – einer von der Pandemie geprägten Zeit – verließen 450.000 Beschäftigte ihre Stellen in der US-amerikanischen Landes- und Kommunalverwaltung, wie Daten der Federal Reserve Bank of St. Louis zeigen. 2023 erholte sich der öffentliche Sektor jedoch deutlich: Behörden stellten 581.000 neue Mitarbeiter ein, so die American Federation of State, County, and Municipal Employees.

Trotz dieses Aufschwungs bleiben Herausforderungen bestehen: langwierige Einstellungsprozesse, im Vergleich zur Privatwirtschaft niedrigere Gehälter und begrenzte Aufstiegsmöglichkeiten erschweren die Gewinnung und Bindung qualifizierter Fachkräfte. Nur 9 % der Behörden bieten mobile Bewerbungs-Apps an – möglicherweise ein Grund dafür, dass 93 % der HR-Verantwortlichen im öffentlichen Sektor Stellen erneut ausschreiben müssen, weil sie zu wenige Bewerbungen erhalten (Mission Square Research 2024).

KI und moderne Technologien erleichtern es HR-Teams, Karriereseiten zu personalisieren, Stellenanzeigen gezielt auszuspielen, Skills-Matching zu nutzen und Einstellungsentscheidungen schneller zu treffen. Ein Beispiel: Die Stadt Memphis hat das Bewerbungsverfahren für die Polizei vollständig digitalisiert und dadurch die bislang verlangsamenden persönlichen Bewerbungen ersetzt. Für die Mitarbeiterbindung unterstützt Automatisierung beim schnelleren Onboarding, schafft Transparenz über Karrierewege und definiert Weiterbildungen, die für den nächsten Karriereschritt notwendig sind.

3. Alternde Belegschaft

Mit Beginn der COVID-19-Pandemie gingen viele Babyboomer früher als geplant in den Ruhestand – sei es aufgrund von Arbeitsplatzverlust oder aus gesundheitlichen Gründen. Dieser Trend hat die bereits bestehende Kompetenzlücke weiter vergrößert. Der kalifornische Ventura County geht davon aus, dass die Hälfte seiner 10.000 Beschäftigten in den kommenden Jahren das Rentenalter erreicht. Als Reaktion auf die jüngsten Abgänge und bevorstehenden Pensionierungen bemühen sich Behörden nun, offene Stellen mit jüngeren, oft technikaffinen, aber weniger erfahrenen Mitarbeitern zu besetzen.

Um Know-how-Engpässe zu vermeiden, investieren öffentliche Einrichtungen in eine verbesserte Nachfolgeplanung und entwickeln Talentpools für künftige Führungskräfte. Der Staat Kalifornien nutzt beispielsweise ein automatisiertes System, das vorhersagt, wann jüngere Mitarbeiter für Führungsrollen bereit sind. KI wird künftig dazu beitragen, solche Kompetenz- und Führungslücken präzise vorherzusagen und damit institutionelles Wissen sowie die Kontinuität der Abläufe zu sichern.

4. Weiterbildung und Entwicklung

Um die Führungskräfte von morgen auszubilden, müssen Behörden für alle Phasen der beruflichen Laufbahn kontinuierliche Lernangebote bereitstellen. Ein Beispiel: Der Bundesstaat Rhode Island betreibt ein eigenes Learning-Management-System mit Kursen zu Cybersicherheit, professionellem Schreiben, kundenorientierter Zusammenarbeit und vielen weiteren Themen. Gleichzeitig arbeitet er mit externen Anbietern wie edX zusammen, einer von Harvard und MIT gegründeten Plattform, die eine große Auswahl an fachlichen und akademischen Lernangeboten bereitstellt, viele davon kostenfrei.

In Zukunft wird KI Weiterbildungsprogramme noch stärker prägen, indem sie personalisierte Lernpfade erstellt, die gezielte und relevante Inhalte bieten – einschließlich spezialisierter Module für Bereiche wie Polizei- und Feuerwehrwesen. Bereits heute ermöglichen KI-gestützte Tools HR-Abteilungen, Lernfortschritte einfacher zu verfolgen, Entwicklungsbedarf zu ermitteln und geeignete Maßnahmen für den gezielten Kompetenzaufbau zu empfehlen.

5. Leistungsmanagement

Mit zunehmender Automatisierung überdenken Behörden, wie sie Leistung bewerten. Ein Ansatz ist das sogenannte „Shared Value“-Modell, bei dem Führungskräfte bewerten, wie menschliche Fähigkeiten wie Empathie und Kreativität sowohl der Organisation als auch der Allgemeinheit zugutekommen. Obwohl solche immateriellen Qualitäten schwerer messbar sind als klassische Produktivitätskennzahlen, zeigen Studien ihren positiven Einfluss. Laut dem Deloitte Public Sector Human Capital Trends Report 2024 erzielen Organisationen, die Shared Value zur Leistungsbewertung einsetzen – mit Travis County, Texas, als prominentem Beispiel – häufiger bessere Ergebnisse, wie z. B. innovativen Bürgerservice oder eine höhere Mitarbeitermotivation.

Unabhängig vom Ansatz werden HR-Abteilungen im öffentlichen Sektor künftig verstärkt KI nutzen, um Zielverfolgung, Feedbackprozesse und Reporting zu automatisieren. Das entlastet Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen. Dabei suchen HR-Teams nach HCM-Lösungen, die sowohl „weiche“ Leistungsfaktoren – wie beispielsweise schriftlich erfasste qualitative Einschätzungen – als auch klassische Produktivitätskennzahlen unterstützen. Automatisierung erleichtert zudem regelmäßige Leistungsdialoge über das gesamte Jahr hinweg, die bislang oft durch manuelle und zeitaufwendige Prozesse ausgebremst wurden.

6. Mitarbeiterengagement und Motivation

Arbeitszufriedenheit und Work-Life-Balance sind seit jeher entscheidend für Motivation und Mitarbeiterbindung. Heute spielen sie eine noch größere Rolle, da immer mehr Millennials und Angehörige der Gen Z in Landes- und Kommunalverwaltungen tätig sind – mit Werten und Prioritäten, die sich häufig von denen der Babyboomer unterscheiden.

HR-Abteilungen stellen beispielsweise fest, dass Gen Z besonders viel Wert auf Diversität und Inklusion legt (siehe Herausforderung 7) und auf persönliche Erfüllung sowie Sinnhaftigkeit im Arbeitsalltag. Gleichzeitig, geprägt durch die Finanzkrise 2008 und die Belastung durch hohe Studienkredite, wünschen sich jüngere Beschäftigte wettbewerbsfähige Gehälter, Boni und solide Altersvorsorgeleistungen. Behörden reagieren darauf, indem sie ihre gemeinwohlorientierte Mission stärker hervorheben, Programme für mehr Vielfalt fördern und Schulungen zur finanziellen Bildung anbieten – mit besonderem Fokus auf Schuldenmanagement. Zudem erreichen sie Millennials und Gen Z über deren bevorzugte Kanäle wie mobile Apps, soziale Medien und Videoformate.

7. Diversität und Inklusion

Förderung von Diversity, Equity und Inclusion (DEI) im öffentlichen Sektor gestaltet sich zunehmend anspruchsvoll – unter anderem aufgrund neuer bundesstaatlicher Gesetze, die entsprechende Programme einschränken oder untersagen. Alabama verbietet beispielsweise staatlichen Behörden, Schulbezirken sowie öffentlichen Schulen und Hochschulen die Einrichtung von DEI-Büros oder die Unterstützung von Programmen, die als „spaltend“ eingestuft werden. Zudem könnte das Urteil des Obersten Gerichtshofs im Fall Muldrow v. City of St. Louis – das die Beweislast für Diskriminierung gesenkt hat – paradoxerweise dazu führen, dass DEI-Programme selbst leichter als diskriminierend eingestuft werden.

Dennoch sind staatliche und kommunale Einrichtungen weiterhin gesetzlich verpflichtet, gemäß dem Civil Rights Act von 1964 und dem Equal Employment Opportunity (EEO) Act von 1972 die demografische Zusammensetzung ihrer Belegschaft zu melden. KI und cloudbasierte Technologien können die Datenerfassung und Analyse deutlich vereinfachen und HR-Teams helfen, potenzielle EEO-Risiken besser zu erkennen. Darüber hinaus hat die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) 2021 die „Artificial Intelligence and Algorithmic Fairness Initiative“ gestartet, um zu verhindern, dass Organisationen Software einsetzen, die bei der Einstellung diskriminiert oder Beschäftigte benachteiligt.

8. Budgetbeschränkungen

HR-Abteilungen im öffentlichen Sektor arbeiten häufig mit sehr begrenzten finanziellen Mitteln. Sie müssen ihre Budgets daher präzise auf Prioritäten wie Recruiting und Mitarbeiterbindung, Weiterbildung und Karriereentwicklung, Programme für Engagement und Motivation sowie weitere Initiativen verteilen. Da die pandemiebedingten Bundesmittel in diesem Jahr auslaufen, unterstützen HR-Manager ihre Behörden zunehmend dabei, neue Finanzierungsquellen zu erschließen – darunter Bundes- und Landeszuschüsse sowie andere Förderprogramme. Einige Einrichtungen bauen ihre Teams für Förderanträge gezielt aus, um jede mögliche Finanzierungsmöglichkeit auszuschöpfen.

Regierungen setzen zudem auf Cloud-HCM- und ERP-Anwendungen, die künftig verstärkt KI-Funktionen nutzen, um Budgetmittel und Personalressourcen optimal einzusetzen. Wenn diese Anwendungen integriert sind, erhält HR eine umfassendere Sicht auf alle relevanten Daten – ein wichtiger Vorteil für ein wirksames Budgetmanagement. So können Behörden beispielsweise die Kosten bestimmter Stellen Fördermitteln oder anderen Finanzierungsquellen zuordnen. Moderne Technologien ermöglichen zudem die Automatisierung zentraler HR-Aufgaben wie Gehalts- und Überstundenermittlung, Genehmigung von Arbeitszeiten sowie Verwaltung von Lebenshaltungskostenausgleichen.

9. Regulierung und Compliance

Personalabteilungen im öffentlichen Sektor müssen sicherstellen, dass ihre Organisationen eine Vielzahl sich wandelnder gesetzlicher Vorgaben einhalten – darunter Regelungen zu Chancengleichheit, Datenschutz, Diversity- und Inclusion-Programmen, Arbeitsrecht, Schutz des öffentlichen Sektors und vieles mehr. Beispielsweise haben inzwischen 11 Bundesstaaten Datenschutzgesetze verabschiedet, und fünf weitere – darunter Florida und Texas – folgen 2024. Neue gesetzliche Vorgaben wirken sich zudem auf Themen wie Arbeitssicherheit, Gesundheits- und Rentenleistungen, Überstundenregelungen und Cybersicherheit aus. Viele HR-Teams arbeiten darüber hinaus mit einer gewerkschaftlich organisierten Belegschaft zusammen. Sie unterstützen Tarifverhandlungen, bearbeiten Beschwerden und pflegen zugleich konstruktive Beziehungen zu Gewerkschaftsvertretungen.

Cloud-Anwendungen erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. So hat Colorado eine neue Familien- und Krankenversicherungsregelung eingeführt, die für alle Arbeitgeber gilt – einschließlich staatlicher und kommunaler Behörden. Eine flexible HCM-Plattform beschleunigt hier die Datenerfassung, Reporting und Analyse. Ein weiteres Beispiel: Um Änderungen am Fair Labor Standards Act reibungslos umzusetzen, benötigen HR-Teams die Möglichkeit, Kennzeichnungen hinzuzufügen, die anzeigen, wann Gehälter unter neue bundesrechtliche Mindeststandards fallen.

10. Änderungsmanagement

HR-Teams bewältigen im öffentlichen Sektor gleichzeitig zahlreiche Veränderungen. Dazu gehören der Übergang zu Tele- oder Hybridarbeit, der Aufbau einer multigenerationellen Belegschaft, der Wegfall pandemiebedingter Bundesmittel sowie neue gesetzliche Vorgaben für Diversitäts- und Inklusionsprogramme. Änderungsmanagement wird zusätzlich erschwert, wenn neue politische Führung gewählt wird und diese eigene Führungskräfte für Schlüsselbehörden wie Gesundheitsdienste, Polizei oder Feuerwehr einsetzt.

Um Widerstände zu verringern, müssen HR-Manager Mitarbeiter aktiv einbinden – indem sie zu Verbesserungen beitragen, Pilotprojekte testen, Feedback geben und Optimierungen vornehmen. HR-Teams begleiten bereits die Veränderungen, die KI mit sich bringt, und arbeiten eng mit IT- und Rechtsabteilungen zusammen, um klare Richtlinien zu formulieren. Die KI-Richtlinie der Stadt Boston bringt es auf den Punkt: „Generative KI ist ein Tool. Wir tragen die Verantwortung für die Ergebnisse unserer Tools… Technologie unterstützt unsere Arbeit; sie ersetzt weder unser Urteilsvermögen noch unsere Verantwortung.“